El diseñar una oficina, parece algo sencillo pero no creo que lo sea, debemos de tener en cuenta aspectos super importantes que te iré platicando en este artículo, pero cuando pensamos en oficina que les viene a la cabeza? Pues seguramente que los empleados se sientan a gusto, y la verdad es que es cierto, es una mezcla entre que se sienta a gusto tu cliente pero también tus empleados.

En cuanto a diseño se trata hablemos de el color El color. Aunque pueda parecer algo secundario, la elección del color es muy importante en una oficina, ya que está comprobado que las diferentes tonalidades que existen pueden influir de una manera u otra en nuestra mente y en nuestro estado de ánimo. Los colores demasiado cálidos o fuertes, como el naranja, el rojo, el granate o el negro, pueden no ser muy favorables para un ambiente de trabajo que precisa de calma y de concentración y ya he visto este tipo de colores en oficinas, dado que a la hora de hacer una oficina el que la crea casi siempre piensa en la marca y en el branding y la clave del diseño de la misma es que tus trabajadores se sientan a gusto. Por el contrario, los colores fríos y relajantes, como el blanco, el beige o el azul cielo, pueden ser ideales para conseguir un ambiente positivo y libre de estrés. Todo esto en cuanto a decoración de paredes se refiere y teniendo en cuenta el giro si estamos hablando de una oficina de diseño gráfico p de programación debemos tener en cuenta estos aspectos ya que son profesiones que requieren mucha concentración y largos períodos de trabajo en la misma he conoció personas que han trabajado hasta 18 horas seguidas ahora si lo que buscas es añadir algunos toques de color, por ejemplo, en los objetos decorativos o herramientas de trabajo de tal forma que, si necesitamos una dosis extra de ánimo para poder trabajar, puede que no resulte mala idea introducir elementos más llamativos de color, como ficheros o algunos estantes en amarillo o verde manzana en esta parte puedes pensar en tu identidad de marca y jugar con esos colores. De esta forma puede ser, además de divertido, la clave para estar calmado sin perder el entusiasmo y las ganas de hacer cosas cada mañana.

Otro punto que no podemos perder de vista es la Iluminación. Poder disponer de luz natural en un espacio de trabajo es fundamental para un buen rendimiento laboral, puesto que la luz natural influye de forma directa en aspectos como nuestro estado de ánimo y en nuestras ganas de permanecer activos. Te ha pasado que has empezado a trabajar en una oficina super oscura y sin ventilación natural y te deprime cada vez que llegas ahí?,  Por eso, la existencia de ventanas y amplias zonas acristaladas suele ser habitual en edificios de oficinas, y no solo por la incidencia que tiene la luz del sol en nuestro optimismo y en nuestro empuje, sino también porque sirve para aminorar los efectos de estrés que puede acarrear el tener que permanecer en el puesto de trabajo durante una larga jornada. En caso de que la luz natural sea insuficiente o nula, lo ideal es buscar puntos de luz artificial que tengan un tono amarillento y cálido, pues se trataría de que la luz artificial se asemejara lo máximo posible a la natural. Generalmente la luz que colocan en las oficinas es blanca dado que esta hace que no se disipen los colores y esto es importante en algunos tipos de giro de como son la arquitectura, el diseño gráfico y el diseño de moda por ejemplo, ahora este tipo de luces tienden a ser demasiado formales, generalmente las asociamos a trabajo por eso una luz entre cálida y fría mas girada hacia los tonos cálidos suele ser mas beneficiosa para el estado de ánimo de tus empleados.

 vamos para la parte que me encanta, Decoración. En cuestiones decorativas, la clave para acertar con un espacio de trabajo es conseguir un ambiente liviano y sin sobrecargas, que nos invite a la relajación y a la concentración sin demasiadas interrupciones. Por eso hoy en día están en tenencia las oficinas en casas antiguas, en fábricas, en espacios tipo loft, y te preguntarás ¿porque? Y es que las oficinas convencionales te generan esa obligación al trabajo, pero tu como líder debes de pensar que es lo que quieres pero este tipo de pensamiento es el que no ayuda a la creatividad, hoy en día las oficinas son 80% creatividad y 20% ejecución, es bien difícil lograr un ambiente de trabajo que fomente la creatividad, Un espacio sobrecargado en exceso podría producir el efecto contrario, generando estrés y aumentando los motivos de ensimismamiento. Te recomiendo que cada uno tenga su espacio y que decoren con algunos objetos personales, Tampoco deben ser demasiados los objetos personales ajenos al trabajo en sí, pero sí que es bueno incorporar alguno (como la foto de la familia) para poder refugiarse en él en los momentos de mayor tensión o cuando se necesite tomar un respiro, si estas pensando que este tipo de detalles podrían acabar con el orden de la misma, quizás podrías en cada escritorio incluir un cuadro de tu diseño o un espacio exclusivo para cosas personales que se vea armónico con tu decoración, a la vez ellos tendrán un espacio para ellos y tu no sentirás que se perdera la armonía del estilo que escogiste en tu oficina. En cuanto a materiales cuanta mayor sencillez tengan los materiales que elijamos y más cercanos estén a la naturaleza (como la preeminencia de maderas y elementos reciclados) mayores sensaciones tendremos de bienestar por eso hoy están en tendencia las oficinas con aparentes de piedra, concreto, tabique.  Utilizar colores claros e introducir algunas macetas puede ser también un acierto, encargado de refrescar el ambiente y de dotarlo de personalidad, podrías poner a cada socio encargado de una planta, me parece una buena responsabilidad que entre todos cuiden.

Diseño inteligente. Hoy en día, una oficina que no incorpore la tecnología a sus espacios, no será una oficina capaz de progresar y de mirar hacia el futuro con verdadero afán de rendimiento y superación. Estamos hablando de tener un internet super rápido, de tener un Alexa que nos apoye en algunos temas desde nuestro asiento, una sala de juntas donde se pueda proyectar hasta las cosas que tenemos en nuestro Smartphone, un programa que nos permita subir cada día en que te encuentras laborando para que el jefe tenga acceso y no tenga que estar llamándote a extensas juntas día tras día. La tecnología nos permite entrar de lleno en el trabajo colaborativo, tan en boga en nuestros días, y establecer conexiones con otras empresas y colaboradores que no necesariamente se encuentren en el lugar de trabajo, hoy todas las redes sociales te pueden ayudar a navegar y encontrar muy buenos contactos. La tecnología, además, es una herramienta muy útil para encontrar el punto exacto de funcionalidad y confort que un espacio de trabajo necesita, así como para logar una buena proyección al exterior de la imagen y del nombre de la empresa utilizando tu branding y comunicación como principal herramienta mezclado a la tecnología. Eso sí, apuntarse a la era tecnológica conlleva una importante inversión que será necesario analizar y estudiar con detenimiento y que puede no estar al alcance de tu empresa en este momento pero que debes de considerar más adelante cuando tu empresa empiece a crecer, a la larga siempre se rentabilizará.

Una oficina ergonómica debe asegurar una correcta organización de los flujos de aire para que toda la estancia se encuentre correctamente ventilada y en condiciones óptimas de temperatura para el trabajo. Un sistema de climatización y ventilación mal implementado provocará la propagación de virus y hoy en día este tema es super importante a la hora de crear una oficina o volver al medio laboral después de una larga cuarentena.

Hablemos un poco de la distribución de la misma, hace un tiempo antes que existiera el coronavirus era una tendencia las oficinas que tuvieran mesas compartidas, espacios compartidos porque ya nadie quería ese aislamiento, las personas quieren convivir y trabajar al mismo tiempo, quieren que el área de trabajo sea un punto de encuentro para distraerse de las presiones del hogar y no que sea un lugar de estrés, hoy en día con el distanciamiento social, queremos seguir accediendo a eso pero con precauciones, muchas empresas se dieron cuenta que es más barato tener a algunos trabajadores en home office, y entonces crearon la modalidad de algunos días trabajas desde casa y otros en la oficina, lo que pasa con este nuevo esquema de trabajo es que tu distribución de oficina tiene que ser muy innovadora para que ellos el día que les toque trabajar en oficina no sientan la presión y pueda fluir la creatividad. Te recomiendo en tu distribución crear algunos espacios si es que las medidas del local te lo permiten que asemejen a su hogar, como son salas lunch, terrazas armonizadas con murales y plantas, cocinas con café y mesas para la sobremesa, inclusive áreas para aquellos que tienen bloqueos se puedan ir a trabajar al jardín en una Hamaca o a una tipo cama en una biblioteca, esto es super difícil entender en mexico pero en otro países ya se aplica en oficinas como Google, Facebook y algunas otras grandes de tecnología en donde ellos trabajadores pasan largas horas ahí. Hace poco visite una oficina en donde ningún puesto era de nadie todos podían trabajar donde querían son oficinas abiertas en donde comparten mesas pero también tienen sus cubículos privados que si tienes un bloqueo y necesitas estar solo, también puedes acceder a esa área. Hoy en día las salas de juntas son super importantes el recibir clientes y proyectar profesionalismo es de primera necesidad para crear ese lanzo de confianza y que tu operación se cierre, no la dejes al descuido y también crea acá un espacio privado, con tecnología de primera y asientos cómodos para que el cliente se sienta a gusto, si es posible enciende tu cafetera antes que lleguen y la iluminación natural no puede faltar acá pero con persianas de blackout por si gustas proyectar algo, que no tengas problemas.

• Los muebles dependerán, en buena medida, del estilo decorativo y la funcionalidad que queramos implementar en el espacio. Por ejemplo, si se trata de un despacho clásico, las maderas nobles pueden ser grandes aliadas, dando forma a escritorios de gran volumen y estanterías a juego ese tipo de despachos me ha tocado diseñarlos o más bien remodelar pero ocupando o aprovechando los muebles que ya tiene, esto es un poco si lo que buscan es llevar su oficina ocupando el diseño de interiores hacia el futuro no usaríamos escritorios clásicos ni áreas tan privadas que limitan la convivencia de trabajadores contigo y entre ellos mismos. Pero si el estilo clásico no es el nuestro, lo ideal es centrarse en materiales sencillos y ligeros. El estilo industrial siempre es un acierto a la hora de diseñar un despacho, con sus tonos negros mezclados con la personalidad del metal y de la madera envejecida. Este tipo de muebles son ideales para un ambiente moderno o vintage, y va de la mano con los materiales antes mencionados en la parte de diseño, son muy habituales en los nuevos espacios de coworking que han venido a revolucionar el concepto tradicional de despacho y oficina y que para mí son unas de las mejores opciones si lo que buscas es ahorrarte un poco en la renta el espacio, porque ocupas un espacio abierto para todos que puedes optimizar más, y las areas necesarias como cocina, salas de juntas y áreas de relajación las compartes. Otra opción muy recomendable, sobre todo si se dispone de poco espacio o está mal iluminado, es la incorporación de muebles en cristal capaces de dejar pasar la luz disponible dando mayor profundidad al espacio y algo de desahogo. Si de gusto hablamos yo creo que mesas en maderas naturales con sus tonos y vetas características le darán mucha personalidad al lugar, y ten en cuenta que las sillas deben ser muy cómodas eso también hace que tus trabajadores a cada rato estén lesionados y a su vez incomodos. Equipamiento ergonómico. La ergonomía es, probablemente, el punto más importante a tener en cuenta a la hora de diseñar un espacio de oficina, y es que nuestra salud depende completamente de él. Es importante tener todo aquello que necesitemos al alcance de la mano y ordenado, y que elementos como el ratón del ordenador se sitúen a la altura de nuestro codo, es decir, que no haya que subir ni bajar el brazo en demasía para deslizarlo. Utilizar una alfombrilla para el mismo con almohadilla, permitirá que nuestra muñeca pueda permanecer más relajada mientras se trabaja, evitando sobrecargas y lesiones como la temida tendinitis. Nuestras cervicales también pueden ser gravemente perjudicadas si no tenemos un equipamiento adecuado, por lo que una mesa de escritorio cuya base se sitúe a la altura de nuestra cintura (con un altura aproximada mínima de 70 o 75 centímetros), o una silla capaz de darnos confort y apoyo lumbar mientras trabajamos, serán fundamentales. De estas medidad ya habíamos hablado antes en el blog en el articulo como crear tu estudio en casa, y tipos de escritorios y medidas, así que si te das una vueltas por allá, seguramente resuelvas muchas dudas. Tiendas como office depot siempre cuentan con descuentos en muebles de oficina y escritorios, pero si lo que buscas es un diseño innovador mandarlo¿as hacer a tu gusto siempre sera una opción recomendable.
• Aspectos a tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto de oficina
  • ¿A qué se va a dedicar el personal en una oficina?
  • ¿Qué tipo de actividades debemos poder realizar en la oficina?
  • ¿Qué espacios favorecen el trabajo en equipo?
  • ¿Qué ambientes favorecen el trabajo individual?
  • ¿Qué tipo de oficina encaja mejor con la identidad de una empresa?

¿A qué se va a dedicar el personal en una oficina?

Debemos tener claro de qué tipo de trabajo va a realizar el personal en nuestra empresa. No es lo mismo planificar un espacio para un almacén de logística, que unas oficinas para un Call Center, ya que cada sector y empresa posee unas necesidades espaciales y técnicas concretas.

¿Qué tipo de actividades debemos poder realizar en la oficina?

El número de trabajadores, los distintos departamentos que segmentan la empresa y posibles necesidades especiales de cada sector influyen para planificar la correcta distribución del espacio de trabajo. Salas de conferencias, amplias salas de trabajo con bancadas y mesas de puestos múltiples, o zonas comunes equipadas con mobiliario polivalente en el que realizar reuniones informales. Cada trabajo necesita unas condiciones concretas que mejoren su rendimiento.

¿Qué espacios favorecen el trabajo en equipo?

El trabajo en grupo necesita de grandes salas colectivas, amplias y luminosas zonas comunes para la puesta en común de proyectos que permitan reunirse con clientes y compañeros, favoreciendo la comunicación. Estos espacios deben equiparse adecuadamente con mobiliario cómodo para pasar largas horas sentado.

¿Qué ambientes favorecen el trabajo individual?

Despachos y oficinas separadas, mesas individuales, separadores de espacios de trabajo, oficinas bien insonorizadas acústicamente para favorecer la concentración del personal en su puesto de trabajo.

¿Qué tipo de oficina encaja mejor con la identidad de una empresa?

Tanto si somos una empresa tecnológica y moderna que necesita dar visibilidad a su negocio, como si simplemente somos un pequeño negocio tradicional y familiar que busca la funcionalidad por encima de la imagen, debemos tener claros nuestro carácter. La personalización de nuestras instalaciones será la parte visible de nuestra filosofía de empresa.

OBJETIVOS PARA EL ÉXITO DE LA PLANIFICACIÓN DE UNA OFICINA.

Los objetivos a tener en cuenta en un espacio de trabajo deben estar claros. Todo cambio supone una mejora, pero es imprescindible que se cumplan la mayoría de objetivos siguientes para que el proyecto resulte un éxito:

• Mejorar la productividad del conjunto de la empresa.
• Reducir los costes mensuales de la oficina.
• Incrementar la flexibilidad laboral y espacial del entorno.
• Incentivar la interrelación entre compañeros.
• Favorecer el cambio de filosofía empresarial.
• Estimular la creatividad.
• Atraer y retener personal cualificado.
• Expresar la marca creando identidad.
• Reducir el impacto medioambiental en el entorno.

6 claves antes de elegir el mobiliario de tu oficina

El mobiliario es importante por dos razones principalmente: a nivel funcional, ayuda a los trabajadores a cumplir sus tareas de forma óptima; y a nivel estético, su diseño habla por la empresa, pues, ayuda a reflejar la imagen que se quiere proyectar.

Pero, antes de hablar de materiales, estilos y funcionalidades, existen ciertas características generales a tomar en cuenta cuando vas a elegir tu mobiliario de oficina:

1. Debe ser multifuncional: Es decir, que su diseño permita múltiples configuraciones para cuando la plantilla aumente o los usuarios requieran más espacio o ajustes: ajustabilidad de altura, mamparas, etc.
2. Calidad y garantías: La compra de mobiliario es una inversión a largo plazo. Más vale acudir con un profesional, que comprar algo económico cuya duración sea mínima.
3. Que sea ergonómico: Si te interesa la productividad de tu negocio y el bienestar laboral, es indispensable que el mobiliario que elijas sea ergonómico. Así, evitarás la rotación de personal y los malos resultados.
4. Que sea moderno: En este aspecto, más que al estilo, nos referimos a las adecuaciones, materiales y funcionalidades que pueda tener. Por ejemplo, hay muebles que ofrecen resguardo para dispositivos electrónicos o están electrificados.
5. Que corresponda al estilo de la empresa y las tareas a realizar: La idea es adquirir lo que necesitas, ni más ni menos. Analiza bien este punto si no quieres realizar otra inversión en poco tiempo.
6. Distribución inteligente y optimización del espacio: Igualmente importante es que la instalación del mobiliario propicie una distribución y optimización adecuada del espacio de trabajo.

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>>¿Cómo comprar los muebles para la oficina?<<

Clasificación del mobiliario de oficina

Para elegir las características del mobiliario de tu oficina, primero debes responder:

• ¿Qué mensaje e imagen quieres transmitir?
• ¿Qué tan importante es la ergonomía?
• ¿Qué tareas van a realizar los usuarios?
• ¿Cuántos tiempo van a pasar en la oficina?
• ¿Cuáles son tus proyecciones a futuro sobre el crecimiento de la empresa?

Los tipos de mobiliario de oficina varían de acuerdo a los materiales, funcionalidades y estilo que los conforman.

Debes considerar la resistencia, adaptabilidad y versatilidad al elegirlos.Te enlistamos las características más comunes en el mobiliario:

Materiales

• Madera: Los muebles de madera varían de acuerdo a la dureza y tonalidad que los conforma. El pino y el abeto son maderas económicas, pero, poco resistentes. En cambio, el roble o el castaño son maderas más fuertes, pero, más caras.

Este material se utiliza más para puestos de directivos, debido a su elegante diseño. Las tonalidades de la madera, también, influyen en la percepción del mueble y, por ende, del puesto de trabajo.

• Metal: El hierro, acero, aluminio o chapa galvanizada, son materiales muy frecuentes para el mobiliario rústico o vanguardista. Ofrecen una gran variedad de diseños y son muy resistentes. Suele combinarse con cristal para crear un estilo más sofisticado.
• Sintéticos:  La melamina, el estratificado, el PVC y la formica, son materiales derivados del plástico y las resinas.

Se utilizan en especial para laminados o chapados decorativos por su resistencia, capacidad para imitar otros materiales y su amplia gama de colores. Sus ventajas son múltiples:

• Resisten la humedad, el calor y los químicos  
• Resistentes a rayaduras
• Aislantes acústicos
• Son más económicos
• Fáciles de limpiar
• Resistentes a los parásitos o microorganismos
• Poseen diferentes texturas: rugosa, lisa, mate, etc.

Funcionalidades

• Elementos configurables: Esta cualidad ofrece múltiples configuraciones a los usuarios para añadir más espacio, estaciones de trabajo o aditamentos. Ej. los sistemas modulares.

A partir de un módulo inicial para una persona, se pueden generar áreas de trabajo común y agrupar a los equipos de forma eficiente. Además, se pueden agregar otros elementos como estantes, muebles de almacenamiento o paneles horizontales.

• Manejo del cableado: Los equipos electrónicos de trabajo requieren de una gran cantidad de cables, los cuales, a la vista lucen mal y pueden provocar accidentes.

Una solución son los falsos fondos o canaletas detrás del mobiliario, o bien, el pavimento técnico, que ayudan a alojar las instalaciones eléctricas y multimedia.

• Mobiliario electrificado: Son muebles que cuentan con conducción de voz y datos para ofrecer mayor funcionalidad y seguridad para los usuarios. Además, también tienen soportes y resguardo para los dispositivos electrónicos.

Estilo

Aquí podríamos decir que “en estilo se rompen géneros” y es que hay tantos estilos como a las empresas, diseñadores de interiores e inmobiliarias se les pueda ocurrir. Hablemos de los 3 más comunes:

• Oficina clásica: Es un estilo sencillo, serio y elegante que vemos normalmente en despachos de abogados, por ejemplo. Crea un ambiente sumamente formal, tipo barroco, donde los detalles están cuidadosamente combinados: cortinas, alfombra, muebles y decoraciones.
• Oficina moderna:  Este estilo promueve la creatividad y la colaboración entre los empleados, a través de diseños atractivos e inspiradores. Conoce más en: 8 características de las oficinas modernas
• Oficina minimalista: Similar al estilo moderno, el minimalismo busca transmitir simplicidad y serenidad, pero, con una perspectiva sofisticada. Utiliza colores fuertes que contrasten con el blanco, pocos accesorios y mobiliario ergonómico.

Lo realmente esencial es que la distribución y optimización del espacio sea la adecuada para que la organización cumpla sus objetivos y permita el crecimiento de la plantilla.

Colores y acabados

Está comprobado que el color influye en el estado de ánimo de los trabajadores y, por ende, en su rendimiento. Algunas empresas juegan con combinaciones de colores y contrastes sutiles para evitar saturar a la vista.

En cuanto a los acabados, los mate resultan más agradables que los brillantes, pues, evitan los reflejos de luz que pueden provocar distracciones y molestias.

El color y los acabados del mobiliario, deben ser coherentes con el diseño del resto de la oficina para conseguir una armonía cromática.

Elegir el tipo de mobiliario de oficina que necesitas puede ser confuso después de conocer todas las opciones que existen en diseño, ergonomía, funcionalidades y estilos. Esta guía gratuita puede ayudarte a elegirlo.